Tutti i sistemi di gestione (qualità, sicurezza sul lavoro, ambientale, sistemi di gestione integrati, ecc) richiedono infatti degli audit periodici, che consentano di verificare i processi, individuare gli aspetti critici e operare verso il miglioramento continuo.

La disciplina sull’argomento ha come riferimento la norma UNI EN 19011:2018 (“Linee guida per audit di sistemi di gestione“), che distingue audit di prima, seconda e terza parte.

Vediamo, in questo articolo, di capire meglio cosa sono e le differenze tra le tre tipologie.

Audit di prima parte (o audit interni)

Gli audit di prima parte sono quelli che l’azienda esegue su sé stessa, motivo per cui vengono chiamati anche audit interni.

Questi audit possono essere svolti da personale interno all’organizzazione (adeguatamente formato e addestrato allo scopo) oppure da professionisti esterni. L’importante – al di là dell’aspetto legato alla competenza – è che queste verifiche siano condotte da auditor che sappiano garantire un approccio di indipendenza nel giudizio e nei controlli effettuati.

Gli audit interni vengono pianificati e programmati a intervalli regolari, per avere sempre sotto controllo il rispetto dei requisiti del sistema di gestione. Tuttavia, possono essere previsti anche audit straordinari, a seconda di particolari esigenze.

Gli obiettivi di un audit di prima parte, infatti, possono andare oltre la semplice verifica interna della conformità agli standard di riferimento. Tali controlli sono utili all’azienda anche per:

• prevenire problemi futuri, accorgendosi per tempo di quali sono i processi inefficaci o, alla lunga, deleteri per l’impresa;
• capire quali sono le aree di miglioramento e gli interventi da mettere in atto per alzare il livello dell’efficienza.

Ogni audit interno si compone di diversi step e dev’essere opportunamente documentato. Ecco quali sono le principali fasi previste.

Le fasi di un audit di prima parte

Come anticipato, gli audit interni vanno pianificati per tempo, individuandone gli obiettivi e identificando i processi e le aree da valutare. Andranno inoltre avvisate le persone o il reparto oggetto dell’audit e, in caso di bisogno, preparate delle checklist che racchiudano le attività e i compiti da svolgere prima dell’audit vero e proprio.

Dalla fase di pianificazione si passa, poi, a quella dell’esecuzione delle verifiche. La raccolta delle informazioni può avvenire, ad esempio, tramite:

• osservazione diretta;
• analisi documentale;
• interviste alle figure aziendali coinvolte.

In base a quanto raccolto, l’auditor potrà quindi identificare le non conformità, l’efficacia di quanto già essere, gli aspetti da migliorare e le azioni da mettere in atto, riportando tutto in un rapporto specifico.

In seguito alla redazione del documento, andrà in seguito verificata l’effettiva implementazione delle misure correttive e la loro resa, tramite attività di monitoraggio e follow-up.

Un aspetto importante da comprendere è che gli audit di prima parte non devono essere interpretati come una lente di ingrandimento sui difetti e sugli aspetti che non funzionano in azienda. Si tratta di un’opportunità per capire non solo dove migliorare, ma anche per avere un riscontro sulla validità dei processi implementati.

Audit di seconda parte

A differenza di quanto avviene in quelli interni, gli audit di seconda parte sono quelli che vengono svolti da un’azienda cliente nei confronti di un fornitore o comunque di una realtà esterna verso la quale il cliente ha un interesse diretto.

Un esempio può essere legato alle attività date in outsourcing e quindi alla valutazione della conformità agli accordi contrattuali e agli standard richiesti.

Un audit di seconda parte può essere svolto da un dipendente dell’azienda cliente – se in possesso dei requisiti idonei – oppure da auditor esterni qualificati.

Audit di terza parte

Negli audit di terza parte, i controlli vengono effettuati da organismi di certificazione indipendenti e accreditati, per attestare la conformità dell’azienda a particolari normative internazionali.

A differenza degli audit interni o di quelli di seconda parte, in questo caso le verifiche sono finalizzate al rilascio o al mantenimento delle certificazioni relative ai sistemi di gestione aziendali, quindi non possono mai essere svolte dall’azienda stessa o da un cliente.

L’audit viene sempre effettuato da terze parti, ovvero enti di certificazione che controllano la conformità di prodotti e processi rispetto alle norme di riferimento e – in caso di esito positivo – provvedono a rilasciare l’attestato.

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